Text aus einer PDF-

Datei in Word

übernehmen

Frage: Von einem Bekannten bekomme ich wichtige Informationen immer als PDF-Datei. Wie kann ich die Informationen möglichst einfach in meinem Textverarbeitungsprogramm Word nutzen? Das Öffnen einer PDF-Datei in Word ist ja leider nicht möglich.

Antwort: Der Vorteil von PDF-Dateien ist, dass sie mit dem kostenlosen Anzeigeprogramm Adobe Reader auf dem PC angezeigt werden können. Der Adobe Reader steht zum einen für sämtliche Windows-Versionen – angefangen von Windows 95 bis hin zu Windows Vista – und für zahlreiche andere Betriebssysteme wie Linux/Unix oder Mac OS zur Verfügung. In PDF-Dateien können sowohl Grafiken wie Bilder, Diagramme oder Fotos, als auch Text enthalten sein. Damit PDF-Dateien so universell nutzbar sind, verfügen diese über ein eigenes Dateiformat und lassen sich in Word nicht öffnen. Wird eine PDF-Datei dennoch in Word geladen, erscheinen nur wirre Zeichen auf dem Bildschirm.

Text oder Bild in der PDF-Datei?
Sofern die Informationen in einer ungeschützten PDF-Datei als Text hinterlegt sind, lassen sich diese mit dem folgenden Trick leicht in Word übernehmen. Als „Text“ sind die Informationen dann verfügbar, wenn der Ersteller der PDF-Datei die PDF-Datei beispielsweise selbst auf Basis einer Word-Datei erzeugt hat. Oder aus einer anderen Textquelle (E-Mail, Internetseite etc.). Wurden die Daten hingegen eingescannt und dann in eine PDF-Datei umgewandelt, stehen diese nur als „Bild“ zur Verfügung und lassen sich nicht übernehmen.

Ob die Informationen als Bild oder als Text in der PDF-Datei enthalten sind, können Sie in aller Regel leicht kontrollieren. Vergrößern Sie die Anzeige-Darstellung im Adobe Reader über das Menü Anzeige (Adobe Reader 5, 6 und 7) bzw. über das Menü Anzeige-Zoom (Adobe Reader 8), Befehl Zoomfaktor. Geben Sie im Zoomfaktor-Dialogfenster den Wert „1000“ ein und bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ok. Wurden die Informationen als Text hinterlegt, werden die Buchstaben auch in dieser hohen Vergrößerungsstufe noch einwandfrei mit glatten Kanten angezeigt. Handelt es sich hingegen um eingescannten Text, sind die Kanten der Buchstaben als „Treppenstufen“ sichtbar. In diesem Fall lässt sich der Text nicht in Word übernehmen.

Geschützte PDF-Datei?
Beachten Sie auch, dass der Ersteller der PDF-Datei das Entnehmen der Daten verhindern kann. Die PDF-Datei ist dann „geschützt“. Ob eine PDF-Datei geschützt ist, erkennen Sie an dem kleinen Schloss- bzw. Schlüssel-Symbol. Das Symbol sieht je nach Adobe-Reader-Version etwas anders aus und wird auch an unterschiedlichen Stellen angezeigt:

Adobe Reader 8: Orangefarbenes Schloss-Symbol ganz oben im Navigationsfenster auf der linken Seite des Adobe-Reader-Programmfensters.

Adobe Reader 7 & 6: Orangefarbenes Schloss-Symbol ganz links in der Statuszeile am unteren Rand des Adobe-Reader-Programmfensters.

Adobe Reader 5: Gelbes Schlüssel-Symbol in der Mitte der Statuszeile am unteren Rand des Adobe-Reader-Programmfensters.

Ist die PDF-Datei nicht geschützt und die Informationen liegen als Text vor? Dann stehen Ihnen je nach Adobe-Reader-Version zwei unterschiedliche Methoden zur Übernahme des Textes in Word (Version 2007, 2003, 2002/XP, 2000 oder 97) zur Verfügung.

 

Lösung 1: Kopie per Zwischenablage – funktioniert sowohl beim Adobe Reader 8, 7, 6 & 5
Schritt 1
Öffnen Sie die PDF-Datei im Adobe Reader, aus der Sie Text in Word übernehmen möchten.

Schritt 2
Um den Text in der PDF-Datei zu markieren, benötigen Sie im Adobe Reader 7, 6 und 5 ein spezielles „Werkzeug“, das in einer Symbolleiste zur Verfügung steht. Prüfen Sie deshalb zuerst, ob die Symbolleiste mit dem Werkzeug angezeigt wird.

Adobe Reader 7 & 6: Rufen Sie das Menü Anzeige-Werkzeugleisten auf. Daraufhin klappt ein Untermenü mit allen Werkzeugleisten auf. Befindet sich vor dem Befehl Allgemein ein Haken? Dann drücken Sie dreimal die Esc-Taste, um alle Menüs zu schließen. Befindet sich vor dem Befehl kein Haken? Dann klicken Sie den Befehl mit der linken Maustaste an. Daraufhin wird das Menü geschlossen und die Symbolleiste angezeigt.

Adobe Reader 5: Rufen Sie das Menü Fenster-Werkzeugleisten auf. Daraufhin klappt ein Untermenü mit allen Werkzeugleisten auf. Befindet sich vor dem Befehl Basiswerkzeuge ein Haken? Dann drücken Sie dreimal die Esc-Taste, um alle Menüs zu schließen. Befindet sich vor dem Befehl kein Haken? Dann klicken Sie den Befehl mit der linken Maustaste an. Daraufhin wird das Menü geschlossen und die Symbolleiste angezeigt.

Schritt 3
Nur Adobe Reader 7: Klicken Sie in der Symbolleiste Allgemein auf das Symbol Auswahl-Werkzeug.

Nur Adobe Reader 6: Klicken Sie in der Symbolleiste Allgemein auf den Dropdown-Pfeil neben dem Auswahl-Symbol. Wählen Sie in dem aufgeklappten Dropdown-Listenfeld den Befehl Textauswahl.

Nur Adobe Reader 5: Klicken Sie in der Symbolleiste Basiswerkzeuge auf den Dropdown-Pfeil neben dem Auswahl-Symbol. Wählen Sie in dem aufgeklappten Dropdown-Listenfeld den Befehl Textauswahl-Werkzeug.

Schritt 4
Klicken Sie jetzt in der PDF-Datei mit der linken Maustaste vor das erste Zeichen des Textes, den Sie in Word übernehmen möchten. Halten Sie die linke Maustaste gedrückt und markieren Sie den gewünschten Text.

Schritt 5
Ist der gewünschte Text markiert, rufen Sie das Menü Bearbeiten, Befehl Kopieren auf. Der Text wird nun einschließlich aller Formatierungen in die Windows-Zwischenablage kopiert.

Schritt 6
Wechseln Sie jetzt nach Word und drücken dort die Tastenkombination Umschalt + V. Daraufhin wird der zuvor in der PDF-Datei markierte Text an der aktuellen Cursorposition eingefügt. Dabei bleibt die Formatierung wie Schriftart, Fettschrift etc. des PDF-Textes weitgehend vorhanden.

Die Schritte 4 bis 6 können Sie nun beliebig wiederholen, um so alle gewünschten Textabschnitte aus der PDF-Datei in Word zu übernehmen.

Lösung 2: Als Text speichern – funktioniert nur beim Adobe Reader 8, 7 & 6
Im Adobe Reader 8, 7 und 6 steht Ihnen als zusätzliche Möglichkeit die Datenübernahme per Text-Datei zur Verfügung. Dabei werden nur die reinen Textinformationen übernommen. Formatierungen wie Fettschrift, Schriftart etc. werden nicht übernommen! Und so geht’s:

Schritt 1
Öffnen Sie die PDF-Datei im Adobe Reader, aus der Sie Text in Word übernehmen möchten.

Schritt 2
Rufen Sie nun das Menü Datei, Befehl Als Text speichern auf.

Schritt 3
Jetzt öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie den Speicherort und den Namen der Textdatei festlegen. Klicken Sie hier zuerst auf der linken Seite auf Eigene Dateien (Windows XP, 2000, 98) bzw. auf Ihren Anmeldenamen und dann rechts auf Dokumente (Windows Vista).

Schritt 4
Sobald Sie in Ihren Ordner Eigene Dateien bzw. Dokumente gewechselt haben, geben Sie im Texteingabefeld Dateiname am unteren Rand des Dialogfensters den Namen ein, unter dem die Datei gespeichert werden soll.

Schritt 5
Klicken Sie in dem Dialogfenster jetzt auf die Schaltfläche Speichern. Daraufhin wird der Text-Inhalt der PDF-Datei in der Textdatei gespeichert.

Schritt 6
Jetzt können Sie den Adobe Reader beenden und Word öffnen

Word 2007: Klicken Sie auf die Office-Schaltfläche und dann auf den Befehl Öffnen.

Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97: In Word rufen Sie das Menü Datei, Befehl Öffnen auf.

Schritt 7
Daraufhin öffnet sich in Word das Dialogfenster Öffnen. Auch hier klicken Sie zuerst auf der linken Seite auf Eigene Dateien (Windows XP, 2000, 98) bzw. auf Ihren Anmeldenamen und dann rechts auf Dokumente (Windows Vista).

Schritt 8
Damit Sie die Textdatei in Word öffnen können, müssen Sie jetzt im Dropdown-Listenfeld Dateityp am unteren Rand des Dialogfensters die Auswahl Alle Dateien (*.*) einstellen.

Schritt 9
Jetzt werden in der Übersicht des Dialogfensters alle Ihre Dateien aus dem Ordner Eigene Dateien bzw. Dokumente angezeigt. Suchen Sie nun die zuvor im Adobe Reader erstellte Textdatei. Klicken Sie den Dateinamen einmal mit der linken Maustaste an, sodass er markiert ist.

Schritt 10
Wenn Sie jetzt bei markierter Textdatei das Dialogfenster mit einem Klick auf Öffnen bestätigen, wird die Textdatei in Word geöffnet.

Je nach Word-Einstellung kann es passieren, dass nach dem Klick auf Öffnen ein Dialogfenster erscheint, das Sie zur Auswahl des Dateiformates auffordert. Wählen Sie in diesem Dialogfenster die Auswahl Nur Text und bestätigen Sie die Auswahl mit einem Klick auf Ok.

Schritt 11
Jetzt können Sie den Text aus der PDF-Datei in Word beliebig bearbeiten.