Word-Formularfelder bei der Dateneingabe automatisch ausfüllen

Macros

Versionen: Word 97, 2000, 2002 und 2003

Formulare in Word werden noch leistungsfähiger, wenn Sie kleine Makros zur Automatisierung einsetzen. Schon mit wenig Aufwand können Sie verblüffende Effekte erzielen. Nehmen wir beispielsweise an, dass Sie in einem Fragebogen Namen, Adresse und das Geschlecht abfragen. Mit einem Makro könnten Sie die Einstellung "Männlich" oder "Weiblich" nach der Eingabe des Vornamens bereits automatisch vorschlagen.

Dabei gehen wir davon aus, dass weibliche Vornamen meistens mit "AEIOU" enden. Das trifft zugegebenermaßen nicht immer zu, aber die Trefferquote ist recht hoch. In den wenigen Fällen, in denen dieser Trick nicht greift, muss das Feld eben manuell geändert werden.

Um eine solche Automatisierung in Ihre Formulare zu integrieren, nutzen Sie die Tatsache, dass jedem Formularfeld zwei Makros zugewiesen werden können, die entweder beim Auswählen oder Verlassen ausgeführt werden. Bei den Makros handelt es sich um VBA-Routinen, mit denen Sie beliebige Aktionen ausführen können und die in einem Modul der entsprechenden Dokumentvorlage gespeichert werden müssen.

Und so legen Sie das Makro für unser Beispiel an:

1. Öffnen Sie die Datei mit dem gewünschten Formular.
2. Drücken Sie "Alt+F11", um die VBA-Entwicklungsumgebung zu öffnen.
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das VBA-Projekt Ihrer Vorlage und wählen Sie das Kontextmenü "Einfügen-Modul".
4. Geben Sie im VBA-Editor die folgenden Anweisungen ein:

Sub GeschlechtSetzen()
Dim strValue, strZeichen As String
With ActiveDocument strValue = .FormFields("txtVorname").Result strZeichen = LCase$(Right$(strValue, 1)) If InStr("aeiou", strZeichen) <> 0 Then .FormFields("txtGeschlecht").Result = "Weiblich"
Else
.FormFields("txtGeschlecht").Result = "Männlich"
End If
End With
End Sub

Ersetzen Sie dabei "txtVorname" und "txtGeschlecht" durch die Namen der Felder in Ihrem Formular. Speichern Sie die Änderungen und schließen Sie die VBA-Entwicklungsumgebung wieder.
 

In der Formular-Vorlage rufen Sie nun den Optionen-Dialog für das Formularfeld "Vorname" durch einen Doppelklick auf das Feld auf. Sollte das nicht funktionieren, ist der Formularmodus aktiviert und muss zunächst über "Extras-Dokumentschutz aufheben" deaktiviert werden.

Markieren Sie im Optionen-Dialogfenster im Bereich "Makro starten bei" in der Liste "Verlassen" das soeben erstellte Makro "GeschlechtSetzen". Es wird dann automatisch nach der Eingabe in das Feld und dem Betätigen der Tab-Taste aufgerufen.

Das Makro liest daraufhin den eingegebenen Vornamen aus und prüft, ob es sich bei dem letzten Zeichen um A, E, I, O oder U handelt. Ist das der Fall, wird im Feld "Geschlecht" der Text "Weiblich" ansonsten die Einstellung "Männlich" vorgegeb