Drucken mit Word: Tinte und Toner sparen

Tinte ist teurer als Gold – was sich zunächst wie ein Aprilscherz anhört, trifft in der Praxis aber leider zu. Wenn Sie die wenigen Milliliter Tinte einer Patrone wiegen, werden Sie erschreckt feststellen, dass die Tinte je nach Hersteller und Druckermodell bis zu drei Mal so teuer ist, wie die gleiche Menge Gold. Zwar lässt sich dank sinkender Preise auf die deutlich günstigeren Laserdrucker ausweichen. Insbesondere die Schwarzweiß-Farblaserdrucker sind mittlerweile recht preisgünstig. Doch wenn es um Farbe geht, sind zum einen die Laserdrucker nach wie vor teuer und reichen qualitativ noch lange nicht an die Tintenstrahldrucker heran. Was tun? Auf Korrekturausdrucke verzichten? Nichts mehr drucken, sondern nur noch alles elektronisch weiterleiten? Dies ist zum Glück nicht notwendig, denn mit den richtigen Kniffen können Sie Ihre Druckerkosten gezielt reduzieren. Nutzen auch Sie die Tipps, die sich in der Redaktion bewährt haben.

Im Briefpapier ist selbstverständlich das Firmenlogo enthalten, die Einladung ziert ein großes Bild oder die Einnahmen-Ausgaben-Aufstellung des Vereins enthält Diagramme aus Excel. Selbstverständlich sind alle grafischen Elemente in Farbe, das Ganze soll schließlich ansprechend und professionell wirken. Während vom normalen Brief in aller Regel nur ein Konzeptausdruck erstellt wird – auf dem Papier lässt sich einfach besser korrigieren als am Bildschirm –, benötigen umfangreiche Dokumente bis zur Fertigstellung meist zig Ausdrucke.

Und hier gibt es ein großes Einsparpotential. Denn bei den Konzeptausdrucken kann in aller Regel auf die grafischen Elemente verzichtet werden. Werden beim Drucken die Bilder, Logos und Grafiken einfach ausgeblendet, spart dies nicht nur teure Tinte oder teuren Toner. So ganz nebenbei ist der Ausdruck auch schneller fertig und spart Ihnen Arbeitszeit.

Zugegeben, vor jedem Ausdruck extra die Bilder und Logos aus Ihrem Dokument zu entfernen oder vielleicht sogar mit mehreren Dokumentversionen – eine Version mit Bilder, eine Version ohne Bilder – zu arbeiten, ist weder praktikabel noch akzeptabel. Und zum Glück auch gar nicht notwendig. Denn in Word können Sie mit wenigen Mausklicks beim Ausdruck alle grafischen Elemente unterdrücken.

Schritt 1
Word 2007: Klicken Sie auf die Office -Schaltfläche. Daraufhin öffnet sich das Office-Menü, in dem Sie links auf den Befehl Drucken klicken.

Word 2003, 2002/XP und 2000: Rufen Sie das Menü Datei , Befehl Drucken auf.

Schritt 2
Daraufhin öffnet sich das Drucken-Dialogfenster. Legen Sie hier zuerst den gewünschten Drucker, die zu druckenden Seiten sowie alle weiteren Einstellungen fest.

Schritt 3
Bevor Sie den Druck starten, klicken Sie in dem Dialogfenster unten links auf die Schaltfläche Optionen . Jetzt öffnet sich das Optionen-Dialogfenster, in dem zwei Optionen für das Drucken im Konzeptmodus wichtig sind:

- Entwurfsqualität verwenden (Word 2007) bzw. Konzeptausdruck (Word 2003, 2002/XP und 2000)
Über diese Option legen Sie fest, dass alle Bilder und Grafiken beim Drucken ausgespart bleiben; gleichgültig, ob sich die Bilder und Grafiken im Text, in der Kopf- oder Fußzeile befinden, ob diese als „Mit Text in Zeile“ oder frei auf der Seite platziert sind. Der Platz des jeweiligen Bildes bleibt beim Drucken einfach frei, sodass das Seitenlayout 1:1 erhalten bleibt. Wenngleich dies bei vielen Grafiken für viele „weiße“ Flecken auf dem Ausdruck sorgt, hat es einen großen Vorteil: Die Seitenzahlen ändern sich nicht und Korrekturen lassen sich später am Bildschirm sehr einfach einpflegen, da der Ausdruck exakt der Darstellung auf dem Bildschirm entspricht.

- In Word erstellte Zeichnungen drucken (Word 2007) bzw. Zeichnungsobjekte (Word 2003, 2002/XP und 2000)
Wenn Sie mit den Word-eigenen Zeichnen-Funktionen beispielsweise Linien, Pfeile, ClipArts oder Diagramme in Ihr Dokument eingefügt haben, werden diese trotz eingeschaltetem Kontrollkästchen Entwurfsqualität verwenden bzw. Konzeptausdruck gedruckt. Möchten Sie auch diese grafischen Elemente beim Konzeptdruck auslassen, müssen Sie das Zeichnungsobjekte-Option-Kontrollkästchen ausschalten.

Achtung: Wenn Sie in Ihrem Dokument Textfelder im Einsatz haben, verschwinden bei ausgeschalteter Zeichnungsobjekte-Option auf dem Ausdruck auch alle im Dokument enthaltenen Textfelder! Deshalb ist diese Option mit Bedacht einzusetzen!

Schritt 4
Word 2007: Um das Kontrollkästchen Entwurfsqualität verwenden einzuschalten, klicken Sie in dem Dialogfenster auf der linken Seite auf den Befehl Erweitert . Dann blättern Sie rechts nach unten, bis die Optionsgruppe Drucken angezeigt wird. Hier befindet sich das Kontrollkästchen gleich an erster Stelle. Zum Ausschalten des Kontrollkästchens In Word erstellte Zeichnungen drucken klicken Sie links auf Anzeigen . Das Kontrollkästchen befindet sich dann an erster Stelle rechts in der Optionsgruppe Druckoptionen .

Word 2003, 2002/XP und 2000: Das Kontrollkästchen Konzeptausdruck befindet sich in dem Dialogfenster in der Optionsgruppe Druckoptionen an erster Stelle. Das Kontrollkästchen Zeichnungsobjekte finden Sie in der Optionsgruppe Mit dem Dokument ausdrucken in der zweiten Zeile der zweiten Spalte.

Schritt 5
Wenn Sie jetzt das Optionen-Dialogfenster mit einem Klick auf OK schließen, kehren Sie zum Drucken-Dialogfenster zurück und können den Ausdruck dort mit einem Klick auf die Schaltfläche OK starten.

Achtung: Das Kontrollkästchen Entwurfsqualität verwenden bzw. Konzeptausdruck wird beim Beenden von Word automatisch wieder ausgeschaltet. So ist sichergestellt, dass automatisch nach dem nächsten Word-Start der Ausdruck wieder mit allen Bildern und Grafiken erscheint. Hingegen merkt sich Word die Einstellungen des Kontrollkästchens In Word erstellte Zeichnungen drucken bzw. Zeichnungsobjekte dauerhaft, hier müssen Sie bei Bedarf das Kontrollkästchen wieder einschalten.