Warum und wann ist eine Office-Aktualisierung notwendig?

Frage: Ich habe gehört, dass es auch für Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook etc.) Programm-Aktualisierungen und Fehlerkorrekturen – so genannte „Service-Packs“ – geben soll. Ich führe regelmäßig die Windows-Update-Funktion aus. Dabei werden die Aktualisierungen für Office doch sicher ebenfalls installiert, oder?

Antwort: Wenngleich sowohl Windows als auch Office vom gleichen Hersteller, der Firma Microsoft, stammen: Die Aktualisierungen sind standardmäßig getrennt durchzuführen (sofern auf Ihrem PC nicht die „Microsoft-Update-Funktion“ anstelle der Standard-Windows-Update-Funktion eingeschaltet ist). Beim Aktualisieren von Windows werden Windows sowie alle Windows-Bestandteile wie der Internet Explorer, Outlook Express, Windows Media Player oder Windows Movie Maker automatisch oder nach Rückfrage aktualisiert.

Die Office-Programme wie Word, Excel etc. werden bei der Windows-Aktualisierung nicht geprüft und entsprechend auch nicht auf den neuesten Stand gebracht. Auch Programme von anderen Anbietern werden durch das Ausführen der Windows-Update-Funktion nicht aktualisiert. Sofern die entsprechenden Programme sich nicht selbst prüfen und aktualisieren, müssen Sie die Prüfung und Aktualisierung manuell durchführen.

Bei der Office-Aktualisierung wird automatisch erkannt, welche Office-Programme auf Ihrem PC überhaupt vorhanden sind. Entsprechend werden auch nur genau diese Aktualisierungen übertragen und installiert. Wenn Sie auf Ihrem PC die Programme Word, Excel, PowerPoint, Access und/oder Outlook (nicht Outlook Express!) nutzen, sollten Sie die Office-Aktualisierung durchführen.

Besitzen Sie die Works Suite (in der Version 2001, 2003, 2004, 2005 oder 2009)? Auch dann ist die Office-Aktualisierung für Sie wichtig, denn in der Works Suite ist das Textverarbeitungsprogramm „Word“ enthalten.

Auch wenn die manuelle Prüfung und Aktualisierung der Microsoft Office-Programme zusätzlichen Aufwand bedeutet, sollten Sie diesen Schritt regelmäßig für Office 2007, 2003, Office 2002/XP und Office 2000 durchführen (ältere Office-Versionen werden nicht mehr unterstützt). Denn zum einen werden über die Aktualisierungen Sicherheitslücken behoben, die vermeiden, dass beispielsweise geschützte Word-Dokumente von anderen eingesehen werden können.

Zum anderen korrigieren die Aktualisierungen Unmengen von Programmfehlern, sodass Sie anschließend beim Arbeiten mit weniger Problemen zu kämpfen haben. Beachten Sie, dass die Aktualisierung immer per Internet erfolgt. Da je nach Aktualisierung von einigen KByte bis zu weit über 100 MByte und mehr übertragen werden müssen, sollten Sie die Aktualisierung dann starten, wenn Sie für die Übertragung der Aktualisierungen genügend Zeit haben und solange auf den PC „verzichten“ können.

Während für die Windows-Aktualisierung im Windows-Explorer eigens das Menü Extras, Befehl Windows Update eingebaut ist, müssen Sie die Aktualisierung von Office von Hand durchführen.

Je nach Art der Office-Aktualisierung benötigen Sie die Original-CD, mit der Sie Office bzw. ein Office-Programm wie Word, Excel etc. installiert haben. Sie werden zu gegebener Zeit aufgefordert, die CD einzulegen.

1.    Öffnen Sie Ihre Internet-Verbindung und starten Sie den Internet Explorer. Da während der Aktualisierung auf Ihrem PC ein so genanntes ActiveX-Steuerelement (= kleines Programm, das direkt im Internet Explorer läuft) zur Prüfung der fehlenden Aktualisierungen installiert wird, ist für die Aktualisierung zwingend der Internet Explorer als Browser nötig.

2.    Sobald der Internet Explorer gestartet ist, geben Sie in der Adress-Zeile die folgende Internetadresse ein:

http://office.microsoft.com

Auch wenn die Internetseite scheinbar auf eine „.com“-Seite und somit eine englischsprachige Seite verweist, wird automatisch erkannt, dass Sie das deutsche Windows nutzen und die Seite wird auf Deutsch geladen.

3.    Sobald die Seite vollständig geladen ist, klicken Sie oben auf der rechten Seite auf Auf kostenlose Updates überprüfen.

4.    Daraufhin wechselt die Internetseite. Sie müssen nun im Menü auf der linken Seite auf Office-Update klicken. Nach einem kurzen Augenblick erscheint in der Bildmitte ein Hinweis, dass das Office-Update nur legalen Versionen von Office zur Verfügung steht. Klicken Sie hier auf die Schaltfläche Weiter. Daraufhin wechseln die Meldungen mehrfach. Nach einem weiteren Augenblick wird der Hinweis angezeigt, dass es sich bei Ihrer Version um eine legale Version handelt. Klicken Sie erneut auf Weiter.

5.    Nun beginnt die Prüfung Ihres PCs. Wenn Sie die Aktualisierungsfunktion für Office das erste Mal ausführen, müssen Sie, wie in den folgenden Schritten 6 bis 8 beschrieben, erst noch die „Office Update Installation Engine“ (das bereits erwähnte kleine Programm) installieren. Ist die „Office Update Installation Engine“ bereits auf Ihrem PC installiert, fahren Sie gleich mit Schritt 9 fort.

6.    Nur für Windows Vista und Windows XP mit Service Pack 2: Wenn Sie mit Windows Vista oder Windows XP mit installiertem Service Pack 2 arbeiten, erscheint jetzt unter Umständen eine Informations-Meldung, die Sie auf das zu installierende Programm hinweist. Bestätigen Sie die Meldung mit einem Klick auf OK.

Unterhalb der Adressleiste erscheint jetzt eine Informationsleiste. Klicken Sie diese mit der linken Maustaste an. Daraufhin klappt neben dem Mauszeiger ein Kontextmenü auf, in dem Sie auf den Befehl ActiveX-Steuerelement installieren klicken.

7.    Alle Windows-Versionen: Nun erscheint je nach Windows-Einstellung eine Sicherheitswarnung, dass auf Ihrem PC das ActiveX-Steuerelement installiert werden soll. Inhalt und Aufmachung der Sicherheitswarnung unterscheiden sich je nach Windows-Version. Bestätigen Sie die Meldung mit einem Klick auf Installieren bzw. Ja.

8.    Sobald das ActiveX-Steuerelement installiert ist, wird die Prüfung fortgesetzt. Dies erkennen Sie an dem fortschreitenden Prozentbalken. Der Vorgang kann durchaus ein bis zwei Minuten dauern.

9.    Wenn die Prüfung abgeschlossen ist, bekommen Sie in einer Übersicht alle Aktualisierungen angezeigt, die auf Ihrem PC installiert werden sollten. Hier wird auch die Größe der zu übertragenden Dateien sowie der vermutlich benötigte Zeitbedarf angezeigt. Starten Sie die Installation der Aktualisierungen mit einem Klick auf die Schaltfläche Ich stimme zu. Installation beginnen.

Ist Ihr PC bereits auf dem neusten Stand, erhalten Sie den Hinweis Ihre Office-Produkte sind auf dem neusten Stand!.

10.   Je nach Einstellung erscheint ein weiteres Dialogfenster. Hier werden Sie nochmals darauf hingewiesen, dass Sie die Programm-CD bereithalten müssen. Es ist zwar theoretisch auch möglich, die Aktualisierung ohne Programm-CD durchzuführen (hierzu müssen Sie in dem Dialogfenster das Optionsfeld Nein auswählen). Dann müssen aber wesentlich mehr Daten zur Aktualisierung übertragen werden. Dies verlängert die Aktualisierung, was sich je nach Internetanschluss in erhöhten Telefongebühren niederschlägt! Lassen Sie deshalb die Einstellungen in dem Dialogfenster unverändert und bestätigen Sie das Dialogfenster mit einem Klick auf die Schaltfläche OK. Beachten Sie, dass die CD je nach Aktualisierung manchmal gar nicht benötigt wird.

11.   Die Übertragung und Installation der Aktualisierungen beginnt. Falls die Programm-CD - wie im letzten Schritt erläutert - benötigt wird, erscheint eine entsprechende Meldung. Legen Sie dann die CD ein und bestätigen Sie die Meldung mit OK.

12.   Ist die Installation erfolgreich abgeschlossen, erscheint eine abschließende Meldung. Hier werden zur Kontrolle nochmals alle installierten Aktualisierungen aufgeführt. Verlassen Sie das Dialogfenster mit einem Klick auf die Schaltfläche Fertig stellen. Jetzt gelangen Sie zum Internet Explorer zurück. Hier müssen Sie auf Zurück zur Office Downloads-Startseite klicken, um zur Office Update-Internetseite zurückzukehren.

13.   Einige Aktualisierungen müssen nacheinander installiert werden. Wiederholen Sie deshalb die Schritte 4 bis 12 solange, bis bei der Prüfung auf Aktualisierungen in Schritt 9 angezeigt wird, dass keine Aktualisierungen vorhanden sind.